忘れ物を預かっているメール例文集！丁寧な表現と対応のコツ

2026年6月21日

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お客様や取引先が施設に忘れ物をしていったとき、どのように連絡すればいいか迷ってしまうことってありますよね。私も以前、施設で忘れ物を預かった際に、どんな文面でメールを送れば失礼に当たらないか、とても悩んだ経験があります。忘れ物を預かっているメールの例文を探していると、ホテルや飲食店といった業種別の対応や、取引先への丁寧な表現、さらには英語での書き方や着払いの案内方法など、知りたい情報がたくさん出てくるかなと思います。また、いつまで保管すべきかという保管期間に関する法律の知識も必要になってきますね。この記事では、そうした疑問を解決できる実践的な情報をご紹介していきます。

記事のポイント

業種やシーン別に使える忘れ物預かりメールの例文
トラブルを防ぐためのメールの必須項目と書き方のコツ
法律に基づく適切な保管期間や処分のルール
忘れ物を管理するための台帳作りや社内運用のポイント

忘れ物を預かっているメールの例文集

忘れ物を見つけた際、すぐにお客様へ連絡することは信頼感の向上に繋がりますね。ここでは、ホテルや飲食店、取引先、さらには海外の方に向けた英語の文面など、状況に合わせた具体的なメールの例文をご紹介していきます。

ホテル用と着払い案内のメール

ホテルなどの宿泊施設では、スマートフォンや充電器、お財布などの貴重品の忘れ物が多く発生します。貴重品を発見した場合は即時連絡するのが基本ですが、ご自宅の固定電話に連絡すると、同伴者に関するプライバシーが漏れてしまうリスクもあるため注意が必要です。個人のメールアドレスへ連絡するのが一番安全ですね。

ホテル向けメールのポイント

発見日時や場所を明確にしつつ、着払いでの発送や処分の選択肢を分かりやすく提示することが大切です。

メール例文

件名：【〇〇ホテル】お忘れ物のご連絡（〇〇様）
〇〇様
先日は当館をご利用いただき、誠にありがとうございました。
お客様がご滞在中にご利用いただいたお部屋より、下記のお品物をお預かりしております。
・発見日時：202X年X月X日 10時頃（清掃時）
・発見場所：客室（〇〇号室）
・品物：黒色のスマートフォン充電器

つきましては、お品物の取り扱いについてご希望をお聞かせいただけますでしょうか。
1. ご来館にてお受け取り（フロントにて保管いたします）
2. ご指定の住所へ着払いにて発送
3. 当館にて処分をご希望

ご指定の住所へ発送をご希望の場合は、誠に恐れ入りますが「受取人様のご氏名・郵便番号・ご住所・お電話番号」をご返信くださいませ。
なお、誠に勝手ながら、本日から1週間以内にご返信をいただけない場合、または発見日から3ヶ月を経過した時点におきましては、所轄の警察署へ届け出（または当館規定に基づき処分）をさせていただきます。
ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。引き続き〇〇ホテルをご愛顧賜りますようお願い申し上げます。

飲食店向けのメールと食品の扱い

飲食店では傘やマフラーといった忘れ物が多いですが、座席の回転が速いため持ち主の特定が難しいこともあります。Web予約などで連絡先が分かっている場合は、すぐにメールでお知らせすると親切ですね。

食品の扱いに関する注意点

食べかけの食品や未開封の飲料水は、衛生上の問題から即日破棄するという独自ルールを設けておくのがおすすめです。あらかじめお店の約款やサイトに記載しておくとトラブルを防げますよ。

メール例文

件名：【〇〇レストラン】お忘れ物に関するご連絡
〇〇様
本日は〇〇レストランをご利用いただき、誠にありがとうございました。
ご利用いただいたお席（〇番テーブル）に、〇〇（例：黒色の長傘）のお忘れ物がございました。
現在、店舗にて大切に保管しております。
誠に恐れ入りますが、当店の規定により、〇月〇日までにご連絡がない場合は、最寄りの〇〇警察署へ遺失物として届け出をさせていただきます。
お引き取りのご来店日時がお決まりになりましたら、ご準備を整えてお待ちいたしますので、本メールへのご返信、またはお電話（03-XXXX-XXXX）にてお知らせいただけますと幸いです。

取引先への丁寧な表現のメール

自社のオフィスで会議をした後、取引先の方が手帳やペンを忘れていくこともありますよね。そんな時は、相手に恥をかかせないような配慮が欠かせません。「忘れ物をしましたよ」と直接的に言うのではなく、クッション言葉を使って丁寧にお伝えするのが大人の対応かなと思います。

次回お越しの際にお渡しするか、お急ぎなら着払いで郵送するなど、相手の業務に支障が出ないよう複数の選択肢を提案すると喜ばれます。

メール例文

件名：お忘れ物に関するご連絡（株式会社〇〇）
株式会社〇〇
〇〇部〇〇様
いつも大変お世話になっております。株式会社△△の△△です。
本日はご多忙の折、弊社にお越しいただき誠にありがとうございました。
さて、先ほど打ち合わせを行いました弊社第〇会議室に、黒色の革製の手帳のお忘れ物がございました。現在、弊社にて大切にお預かりしております。
次回ご来社の際にお渡しすることも可能でございますが、業務に支障をきたすお急ぎのものでございましたら、着払い等での郵送手配も承ります。
ご希望の対応方法をお知らせいただけますでしょうか。
ご多忙のところ大変恐縮ではございますが、ご確認のほどよろしくお願い申し上げます。

ビジネスで失念した際の謝罪メール

物理的な「忘れ物」だけでなく、メールの返信や業務のタスクを「忘れていた」という場面もビジネスでは起こり得ます。そんな時は「うっかり忘れていました」と言うとプロ意識に欠ける印象を与えてしまうので、「失念しておりました」という言葉を使って真摯に謝罪するのが基本ですね。

メール例文

件名：【お詫び】お返事が遅くなりまして大変申し訳ございません
△△株式会社 △△部〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社▲▲の〇〇です。
〇〇様からX月X日にいただいたメールへのご返信を失念しておりました。お返事が遅くなりまして、大変申し訳ございません。
お問い合わせいただいた件につきましては、本メールに詳細な資料を添付いたしました。恐れ入りますが、ご査収いただきますようお願い申し上げます。
この度は私の不手際によりご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。今後は確認体制を強化し、再発防止に努めてまいります。

英語で伝える遺失物対応のメール

最近は海外のお客様も増えているので、英語でのメール対応が必要になることも多いですよね。「Lost and found（遺失物取扱所）」や「Cash on delivery (COD)（着払い）」といった専門用語を正しく使うことで、スムーズにやり取りができます。

国際配送の注意点

モバイルバッテリーや香水などは航空便の制限で海外へ送れないことがあります。また、国によっては着払いが使えないこともあるので、海外発送が難しい場合はご自身で集荷手配をお願いする旨を書いておくと安心です。

メール例文

Subject: Notice regarding your lost item at [Hotel Name]
Dear Mr./Ms. [Guest Name],
Thank you for staying at [Hotel Name].
We are writing to inform you that we found an item left behind in your room (Room [Number]).
Item: A black battery charger

We will wrap it and keep it for you at the front desk. Please let us know how you would like us to handle it.
1. Pick it up at the hotel.
2. Ship it to your address (We can send it by Cash on Delivery if applicable).
3. Discard it.

Please note that we are unable to ship certain items (e.g., batteries, liquids) overseas due to international shipping regulations. If shipping is difficult, we may ask you to arrange a collection service yourself.
We look forward to hearing from you.
Best regards,
[Your Name / Front Desk]

忘れ物を預かっているメール例文と運用

メールの文面が用意できても、社内の管理体制や法的なルールを知らないと後々トラブルになることもあります。ここでは、メールの必須項目から法律に基づく保管期間、そして管理台帳の作り方など、しっかりとした運用を行うためのポイントを解説していきます。

メールに記載する基本構成と必須項目

お客様に状況を正しく理解してもらうためには、過不足なく情報を伝えることが大切です。曖昧な表現をすると何度もメールのやり取りが発生してしまい、お互いに大変ですよね。

必ず記載すべき項目

発見日時と場所：「〇日の〇時頃、客室〇号室で」など具体的に。
物品の種類と特徴：一般的な名称を使い、「黒のレザー製」など外見の特徴を伝えます。
対応の選択肢：「来店での受け取り」「着払いでの発送」「処分」から選んでもらいます。
保管期限：「〇月〇日まで」と期限を区切ることで、暗黙の了解を得ます。

絶対にやってはいけないこと

お財布やカバンの中身（現金がいくら入っているか等）については絶対にメールに書かないでください。中身を確認したと思われると、「もっとお金が入っていたはずだ」といったクレームに繋がる恐れがあります。

顧客からの忘れ物確認依頼のメール

施設側から連絡するだけでなく、忘れ物をしたお客様から「そちらに預かっていませんか？」と問い合わせが来ることもよくあります。施設のサイトに問い合わせ用のテンプレートを用意しておくと、確認作業がとてもスムーズになりますよ。

お客様向けのテンプレート例

件名：落とし物の確認依頼について
〇〇ホテルフロント担当者様
先日、貴施設を利用させていただいた〇〇と申します。
〇月〇日の滞在中に、以下の物品を紛失した可能性があり、ご連絡いたしました。
・利用日時：202X年X月X日
・利用場所：〇〇号室
・品物：黒色の財布（表面に「XYZ」というブランドロゴあり）

大変お手数ですが、施設内で見つかり次第、ご一報いただけないでしょうか。
もしすでにお預かりいただいている場合は、着払いにて下記住所までご返送いただけますと幸いです。
【送付先住所】
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇県〇〇市〇〇 1-2-3
電話番号：090-XXXX-XXXX
どうぞよろしくお願い申し上げます。

遺失物法に基づく適正な保管期間

忘れ物は、法律（遺失物法）によって扱いが厳格に決められています。施設側は「特例施設占有者」という立場になり、適切に処理する義務があるんです。

平成19年の法改正により、警察署での保管期間は「3ヶ月」に短縮されました。施設内での保管期間に明確な決まりはないものの、実務上は「発見日から1週間以内」を目安に警察へ届けるのが一般的かなと思います。ずっと施設で保管していると紛失のリスクもあるので、早めに警察へ預けるのが安心ですね。

物品のカテゴリー	対応と運用方針
財布・スマホなど貴重品	悪用リスクが高いため、当日〜翌日中に速やかに警察へ届け出る。
傘・衣類などの一般物品	1週間程度施設で保管し、まとめて警察へ提出する。
食品・衛生用品	衛生上の観点から、即日あるいは翌日に破棄処分するのが一般的。
刃物など危険物	一切保管せず、直ちに警察へ通報して提出する。

※免責事項について

ここで紹介している保管期間や対応方法はあくまで一般的な目安です。法律に関する正確な情報は各自治体の警察署等の公式サイトをご確認ください。最終的な判断は、法律の専門家にご相談くださいね。